Pôle transports

Le Pôle Transports a pour missions d’assurer le transport des patients et des produits de santé ainsi que du courrier de l’établissement.

Ces 3 activités regroupent une vingtaine d’agents, dont les missions sont les suivantes :

1. Transports de patients :

Notre équipe de 7 ambulanciers assure le transport des patients qui nécessitent un transfert ou doivent se rendre à une consultation ou un examen sur un autre bâtiment du site ou sur un autre établissement (un agent sur le site de Luçon réalise cette activité uniquement en transports assis). La gestion de ces transports est pilotée via une plateforme de régulation informatisée.

2. Transports de produits de santé :

Notre équipe de chauffeurs produits de santé assure principalement l’acheminement des produits sanguins, de chimiothérapie, les prélèvements biologiques et d’Anapath ainsi que les médicaments sur les différents sites hospitaliers et les partenaires extérieurs (EFS, …) via des véhicules tri-températures.

3. Vaguemestre :

Il assure la distribution et la collecte du courrier au sein du site et se charge de l’affranchissement.  

Services logistiques

Les services logistiques occupent une fonction transversale au sein de l’hôpital. Nous gérons les flux physiques nécessaires aux différents services pour les besoins du patient.

Il s’agit de « flux entrants » comme les médicaments, le linge, les dispositifs médicaux, les consommables généraux, colis… et les « flux sortants » comme les déchets, le linge sale…

Notre objectif est de délivrer le bon produit, au bon moment au bon endroit et au meilleur coût. Au sein de l’hôpital une importance particulière est accordée à la sécurité, à l’hygiène et à la traçabilité.

Près de cinquante personnes travaillent dans notre service qui regroupe 4 activités sur les 3 sites du CHD Vendée :

1. Le traitement du linge : le linge hôtelier (drap, housse, taie d’oreiller), les vêtements de travail (blouses, pantalon, veste, EPIC) et le linge des résidents.

2. Le nettoyage des locaux : sol, vitrerie, ascenseurs…

3. La gestion des déchets : ménagers, alimentaire, recyclage, DASRI, produits électronique, mobiliers…

4. L’activité magasin/manutention/transport de biens : assure la réception, le stockage, la préparation et la distribution dans les services de tous les articles nécessaires à leur activité : produits hôteliers, boissons, usage unique, fournitures de bureau, équipement général, petit matériel médical

Le service transport de biens transfère l’ensemble de ces produits, ainsi que les médicaments, le linge propre et les produits stériles à tous les services hospitaliers.

Nous assurons également les opérations de déménagements, et de communication, la réception des livraisons des nouveaux équipements et sur les sites de Luçon et de Montaigu le nettoyage des véhicules administratifs.

Actuellement le CHD Vendée dispose de 2 zones de stockage pour répondre aux demandes des services :

• Sur le site de la Roche sur Yon : pour les domaines de la boisson, l’entretien et les produits hôteliers, les imprimés, le matériel médical non stérile
• Sur le site de Luçon pour l’usage unique

Service maintenance et entretien des bâtiments

Notre service maintenance a pour principales missions :

• La maintenance curative et préventive de 10 000 équipements : Lits patients, équipements des cuisines centrales, systèmes de téléphonie, installations de chauffage, ventilation, climatisation, équipements de stérilisation, équipements sanitaires, équipements hospitaliers, …
• L’entretien des bâtiments ainsi que les extérieurs
• La distribution des énergies électriques, la distribution de l’eau sanitaire, la distribution des gaz médicaux
• La maintenance du parc automobile
• La réalisation des contrôles techniques réglementaires

Nous accompagnons la mise en service des nouveaux bâtiments : agencements, signalétiques, améliorations diverses …

Nous assurons aussi la maintenance de renouvellement des installations techniques dont certaines sont confiées à des prestataires extérieurs opérant sous contrat avec l’établissement (Engie-Cofely, Otis, ..)

Nos équipes disposent d’outils techniques et de gestion particuliers :

• Un système de supervision du fonctionnement des installations
• Un outil GMAO qui permet de récupérer et de suivre les demandes d’interventions

Données clés :

• 10 000 équipements
• 35 professionnels répartis sur les 3 sites
• 9 000 points de suivi pour les équipements techniques
• 20 000 demandes annuelles d’intervention des services

Service conduite d'opérations

Les missions du service conduite d’opérations sont les travaux neufs de construction et les travaux de restructuration / réhabilitation de plateaux existants.

Les conducteurs d’opérations interviennent soit en maîtrise d’œuvre interne soit avec une maîtrise d’œuvre externe.

Ils assurent la délégation de la Maîtrise d’Ouvrage dans le pilotage des travaux sur les plans administratif, financier et technique lors des phases de programmation, conception, réalisation et réception des projets.

Ils travaillent en collaboration avec les usagers en respectant les impératifs coûts, qualité, délai et en assurant le maintien du bon fonctionnement des services de soins.

Le service est constitué de 3 conducteurs d’opérations et d’un dessinateur. Deux assistantes de la cellule juridique assurent la passation des marchés et leur suivi.

Service conduite d'opérations

Notre service de sécurité incendie a pour mission d’assurer la sécurité des personnes et la sécurité incendie des biens. Nous gérons également les accès et les clés et formons le personnel sur l’établissement et l’Institut de formation des professionnels de santé de Vendée. Nous veillons à la vidéo-protection sur le site de La Roche-sur-Yon et intervenons en protection incendie sur toutes les rotations d’hélicoptères.

Les professionnels de notre service ont différentes missions en fonction de leurs responsabilités.

1. Les agents des services de sécurité incendie ont pour missions :

• La prévention des incendies
• La sensibilisation des employés en matière de sécurité contre l'incendie et d'assistance à personnes
• L’entretien élémentaire des moyens concourant à la sécurité incendie
• L’alerte et l'accueil des secours
• L’évacuation du public
• L’intervention précoce face aux incendies
• L’assistance à personnes au sein des établissements où ils exercent
• L’exploitation du PC de sécurité incendie

2. Les chefs d'équipe des services de sécurité incendie ont pour missions :

• Le respect de l'hygiène et de la sécurité du travail dans ses aspects de sécurité incendie
• Le management de l'équipe de sécurité ;
• La formation du personnel en matière de sécurité contre l'incendie ;
• La prévision technique encadrée par les règlements de sécurité (lecture et manipulation des tableaux de signalisation, délivrance des permis feux...) ;
• L’entretien élémentaire des moyens concourant à la sécurité incendie ;
• L’assistance à personnes au sein des établissements où ils exercent ;
• La direction du poste de sécurité lors des sinistres.

3. Le chef de service de sécurité incendie a pour missions :

• Le management du service de sécurité ;
• Le conseil du chef d'établissement en matière de sécurité incendie ;
• L’assistance à personnes au sein des établissements où ils exercent ;
• Le suivi des obligations de contrôle et d'entretien (tenue des registres et de divers documents administratifs concourant à ce service).

Le chef de service assure également des missions de sureté ; il doit garantir l’intégrité des biens et des personnes contre les intrusions et les actes malveillants.

Le service est renforcé par des SSIAP 1 distraits en cas d’incendie ; sur le site de La Roche, électriciens, cadre de santé et standardistes et sur les sites de Luçon et Montaigu, d’électriciens.

Il est encadré par une ingénieure sécurité intervenant sur la sécurité incendie et la sécurité sûreté et malveillance pour l’ensemble des établissements.

Données clés :

• 18 agents Service Sécurité Incendie et Assistance à Personne (S.S.I.A.P.), 9 chefs d’équipe SSIAP 2 et 9 agents SSIAP 1 assurant une permanence H24 sur le site de La Roche Sur Yon de 3 agents
• 1 Chef de service SSIAP 3
• 1 Ingénieure sécurité
• 6130 interventions :
  • dont 1 400 sur des causes liées à l’incendie (départ de feu, déclenchement alarme
  • dont 92 interventions d’assistance à personne
  • dont 845 interventions de sureté malveillance

• 800 rotations d’hélicoptère

Service restauration

Le service restauration est en charge de la fourniture des repas pour les patients, les résidents et le personnel de l’établissement sur les trois sites du CHD Vendée. Notre service assure également (via le GCS Médilog 85) la production des repas pour l’hôpital Côte de Lumière aux Sables d’Olonne.

Données clés:

• 1 730 000 plateaux repas / an

• 116 professionnels du service dans les trois cuisines

• Service certifié ISO 22 000 depuis mars 2015

Nous répondons à l’ensemble des besoins du public accueilli (différences de matières, de textures, de régimes spécifiques…) et à des besoins en fonction d’évènements (animations, repas à thèmes à destination des usagers et des professionnels du CHD Vendée).

Le service travaille également en étroite collaboration avec les différents Comités de Liaison Alimentation Nutrition (CLAN) notamment sur le niveau de prise en charge nutritionnelle attendu.

Plusieurs outils et techniques spécifiques permettent au service de restauration de répondre aux besoins dont notamment :

• Production des plats selon le principe de la liaison froide,

• Cuisson en basse température et juste température pour certaines viandes et poissons

• Logiciel de GPAO (gestion de production assisté par ordinateur),

• Logiciel de prise de commande des repas et de suivi diététique des patients,

• Logiciel de traçabilité des températures de conservation et de cuisson,

• Fours multifonctions,

• Marmites bain marie triple enveloppes à agitateur intégré,

• Ligne d’operculage avec doseur volumétrique intégré

A titre informatif, notre service a participé à différents projets :

• Charte nationale « mieux manger moins jeter en EHPAD »

• Projet de recherche clinique paramédical manger mains (Finger Food),

• Mutualisation des services restauration de Luçon et des Sables d’Olonne (GCS Médilog 85)

• Restructuration des cuisines des sites de Montaigu et la Roche sur Yon

• Démarche institutionnelle d’achats de certaines matières premières en « circuit court »

Service Achats

Les achats jouent un rôle fondamental dans la dynamique hospitalière par leur dimension transversale. La politique d’achat reflète des choix opérés par l’établissement dans le cadre des projets (médicaux, soignants, ou d’amélioration continue de la qualité). Notre service est en charge des achats généraux médicaux, hôteliers et bureautiques d’exploitation et d’investissement.

Il regroupe des acheteurs et des gestionnaires des achats sur les secteurs suivants :

• Hôtellerie (produits d’entretien et d’hygiène, articles à usage unique…)

• Bureautique (fournitures de bureau, imprimés…)

• Équipements généraux (mobilier, véhicules, équipements des unités de soins…)

• Équipements et petits matériels médicaux non stériles

• Informatique (gestion administrative)

• Certains services et prestations extérieurs (transports, nettoyage, locations…)

Le rôle de chacun est de réaliser un achat performant, c'est à dire qui répond aux objectifs de départ (besoin, prix, réglementation…).

Les missions de l’acheteur consistent à :

• Élaborer les cahiers des charges en lien avec les prescripteurs et fournisseurs pour définir précisément le besoin

• Suivre l’exécution des marchés comprenant le traitement des factures et les relations avec les fournisseurs, notamment dans le cadre de l'approvisionnement des produits en lien avec les gestionnaires achats

Le gestionnaire achat assure la partie administrative du processus achat :

• Passation des commandes

• Liquidation des factures

• Suivi fournisseur

• Traitement des litiges…

Avec la mise en place du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT 85) en 2017, le CHD Vendée en tant qu’établissement support, doit porter certaines missions transversales à l’ensemble des membres du groupement.

Parmi ces missions, certaines incombent plus particulièrement au service achats généraux :

• Définition et coordination d’un Plan d’Action Achats Territorial (PAAT)

• Participation aux comités d’experts au niveau du GHT

           
Notre équipe achats généraux des sites de Luçon & Montaigu :

Notre équipe des sites de Luçon et Montaigu est composée de gestionnaires achats ayant pour missions le traitement des factures, le suivi fournisseurs, le traitement des litiges et le suivi budgétaire des comptes qu’ils gèrent. Nous gérons les domaines des prestations de services, des locations, des transports, des prestations médicales et de l’alimentaire. Cela représente un budget global de plus de 9 millions d’euros.

Nous avons également des missions propres sur les sites :

• Le contrôle des prestations de nettoyage et d’entretien du linge

• La gestion des achats relatifs aux animations

• La gestion d’une régie

• La gestion des réservations de salles et de voitures

Le pilotage et la coordination des déménagements au sein des sites

Cellule Juridique

La Cellule Juridique du GHT Vendée est garante du respect de la règlementation de la commande publique.

Elle a pour missions essentielles :

1. D’intervenir dans le processus achat en contribuant au choix de la stratégie contractuelle ;

2. De sécuriser juridiquement les procédures. Elle est un véritable appui rédactionnel dans l’élaboration des cahiers des charges permettant ainsi une optimisation des règles de la commande publique ;

3. D’apporter conseil auprès des acheteurs et des acteurs de l’achat en général ;

4. De prévenir le risque contentieux en assurant la vérification de la régularité juridique de l’ensemble des procédures de marchés et de concessions ;

5. D’assister les acheteurs dans la prévention et le règlement des litiges, précontentieux et contentieux ;

Notre équipe dédiée à l’ensemble du GHT Vendée est composée de :

• 2 juristes :
• 1 juriste responsable des marchés de Travaux/Maintenance services techniques /Sécurité Incendie
• 1 juriste responsable des marchés de fournitures et services généraux
• 2 assistantes marchés fournitures et services généraux
• 2 assistantes marchés travaux et maintenance services techniques/sécurité incendie
• 1 assistant marché en polyvalence

Notre périmètre d’intervention :

• Tous les marchés publics supérieurs à 40 000 euros hors taxes.
• Tous les domaines d'achat : Travaux, biomédical, pharmacie, hôtellerie, restauration, systèmes d'informations, laboratoire, équipements généraux, prestations générales ou intellectuelles, transports, maintenance, sécurité incendie, prestations logistiques.
• Tout type d'achat : achats en investissement ou en exploitation.